POLITIQUE RELATIVE À LA CONFIDENTIALITÉ ET À LA
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Approuvée par le conseil
d’administration et le responsable de la protection des renseignements
personnels
Camping Lac des Plages reconnaît
l’importance de la protection de la vie privée, de la sécurité et de la
protection des renseignements personnels.
La
présente Politique relative à la confidentialité et à la protection des
renseignements personnels (« Politique »)
vise à vous
informer des pratiques de Camping Lac des Plages en matière de
gouvernance de la protection des renseignements personnels. Elle vise aussi à
encadrer la sécurité des renseignements personnels collectés, détenus,
utilisés, communiqués et conservés.
La Politique
s’applique à tous les employés de Camping Lac des Plages
, à ses clients, à ses fournisseurs et à ses
partenaires d’affaires qui peuvent avoir accès, dans le cadre de l’exécution de
leurs fonctions, à des renseignements personnels.
Dans la présente Politique,
le terme « client » désigne les clients de Camping Lac des Plages qui louent les terrains de camping offert
par Camping Lac des Plages, de façon saisonnière ou temporaire.
1.
Principes généraux de la politique
Camping Lac des Plages
prend les mesures
de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels
collectés, détenus, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont
raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de
leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support,
notamment en s’assurant des éléments suivants :
-
L’intégrité des renseignements, de manière à ce que
ceux-ci ne soient pas détruits ou altérés sans autorisation ou en contravention
aux lois applicables, et que le support de ces renseignements leur procure la
stabilité et la pérennité voulues ;
-
La confidentialité des renseignements personnels,
en limitant leur divulgation aux seules personnes autorisées à en prendre
connaissance, soit à l’externe conformément aux ententes avec les clients ou à
l’interne lorsque ces renseignements sont nécessaires pour l’exercice des
fonctions des employés ;
-
L’identification et l’authentification, de façon à
confirmer, lorsque requise, l’identité d’une personne ou l’identification d’un
document ;
-
La conformité aux exigences légales, réglementaires
ou d’affaires auxquelles Camping Lac des Plages
est assujettie.
Les
objectifs visés par la Politique sont les suivants :
-
Définir
le type de renseignements personnels que collecte, utilise, communique et
conserve Camping Lac des Plages ;
-
Définir
les moyens utilisés par Camping Lac des
Plages pour protéger ces renseignements ;
-
Préciser
les normes d’utilisation, de conservation, de communication et de destruction
de ces renseignements ;
-
Déterminer
les droits d’accès, de rectification et de destruction des renseignements
personnels par Camping Lac des Plages quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous
laquelle ils sont accessibles, soit écrite, graphique, sonore, visuelle,
informatisée ou autre ;
-
Établir
les rôles des personnes impliquées, notamment celui du responsable de la
protection des renseignements personnels.
Aux fins de la Politique, on entend par
« renseignements personnels »
tout renseignement qui concerne une personne physique, qui permet de
l’identifier directement ou indirectement et qui n’a pas un caractère public au
sens de la Loi sur la protection des
renseignements personnels dans le secteur privé.
Camping Lac des Plages
offre la
location de terrains de camping tant à court terme (temporaire) qu’à long terme
(saisonnière).
Dans le cadre de ces activités, les
renseignements personnels nécessaires recueillis, utilisés, communiqués et
conservés par Camping Lac des Plages
peuvent notamment être, mais sans s’y
limiter :
-
Des coordonnées comme les nom et prénom, adresse
civique, adresse courriel, adresse IP, numéro de téléphone ;
-
Des renseignements relatifs à la
facturation comme une adresse de facturation, des informations bancaires, un
numéro de carte de crédit ou des données de système de paiement ;
-
Des renseignements relatifs à
l’utilisation des services de CampingLac des Plages, incluant
des renseignements techniques ou de connexion (cookies) sur les visites du site Internet de Camping Lac des
Plages ou tout autre renseignement recueilli à travers des témoins ou
d’autres outils similaires;
-
Tout autre renseignement personnel
nécessaire qui peut être demandé et fourni.
Camping Lac des
Plages
collecte des renseignements personnels auprès du client et d’un possible
tiers, en personne, par le biais de plateformes
sécurisées de partage de fichiers/données, par courriel, par l’entremise de
formulaires ou par téléphone, par le biais des réseaux sociaux comme Facebook.
Au
moment de la collecte, Camping Lac des Plages
fournit d’emblée
et en termes simples et clairs notamment les informations suivantes, et les
communique par la suite sur demande du client :
-
Le nom de Camping Lac des Plages
;
-
Les fins pour lesquelles ces renseignements sont
recueillis ;
-
Les moyens par lesquels les renseignements sont
recueillis ;
-
Les droits d’accès et de rectification prévus par
la loi ;
-
Le droit de retirer son consentement à la
communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis ;
-
Le nom du tiers pour qui la collecte est réalisée,
le cas échéant ;
-
Le nom des tiers à qui il sera nécessaire de
communiquer les renseignements personnels, le cas échéant ;
-
La possibilité que les renseignements personnels
soient communiqués hors Québec, le cas échéant.
Il est de la
responsabilité de Camping
Lac des Plages
d’effectuer la collecte des renseignements
personnels avec le consentement préalable, libre et éclairé du client en
divulguant à l’avance les fins pour lesquelles ces renseignements sont
recueillis.
En respect des
lois applicables, Camping Lac des Plages
veillera à obtenir un consentement distinct avant
d’utiliser les renseignements personnels détenus à des fins qui ne sont pas
compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été initialement recueillis.
Toute personne
concernée peut, en tout temps, retirer son consentement à la collecte,
l’utilisation, la communication ou la conservation de ses renseignements
personnels en contactant le responsable de la protection des renseignements
personnels de Camping
Lac des Plages
. Suite à la réception de l’avis de retrait du
consentement, Camping
Lac des Plages
s’engage à cesser tout traitement des
renseignements personnels visés et à procéder à leur destruction irréversible,
sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire relative à leur
conservation.
Camping Lac des Plages
avisera
également toute personne ou entité à qui ces renseignements personnels auraient
été divulgués afin que ces personnes ou entités procèdent également à la
cessation de leur traitement ainsi qu’à leur destruction irréversible, le cas
échéant, sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire relative à leur
conservation.
Camping Lac des Plages
utilise des renseignements
personnels afin d’offrir un service de location de terrain de camping sécuritaire,
dans le respect des lois applicables et des règles de sécurité et plus
particulièrement pour les fins suivantes :
-
Vérifier l’identité du client ;
-
Communiquer avec le client et l'employé
;
-
Offrir un service de location de
terrain ou autres ;
-
Générer l’émission et le paiement
des factures et des états de comptes des clients;
-
Gérer les différentes réservations
des clients ;
-
Partager des renseignements
personnels à des tiers lorsque nécessaires à l’exécution du contrat de services
de location de terrain ;
-
Recruter du personnel, évaluer les
candidatures et procéder à l’embauche d’employés ;
-
Effectuer le paiement des salaires
de ses employés ;
-
Produire les relevés fiscaux
annuels personnalisés ;
-
Tel que cela est permis ou exigé,
pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable ;
-
Faire valoir ses droits, le cas
échéant ;
-
Toute autre fin à laquelle une
personne aura consenti.
Camping Lac des Plages
utilise les renseignements
uniquement pour les fins déterminées ci-haut et pour lesquelles le consentement
a été obtenu. Ainsi, sauf consentement spécifique, Camping Lac des Plages ne communique, ne vend, ne loue, ne donne,
n’échange, ne partage ou ne divulgue à des tiers quelconques renseignements
personnels.
Ces renseignements sont
accessibles uniquement aux employés qui en ont nécessairement besoin pour
l’exercice de leurs fonctions et ces derniers sont tenus de respecter le
caractère confidentiel de ces renseignements.
Camping Lac des Plages
et ses fournisseurs pourraient
être tenus de fournir des renseignements personnels détenus en raison
d’ordonnance d’un tribunal, d’une enquête administrative ou autre situation
prévue par la loi.
Dans le cadre d'une
éventuelle restructuration des activités de Camping Lac des Plages cette
dernière pourrait être amenée à divulguer des renseignements personnels à des
acquéreurs potentiels ou existants et à leurs conseillers aux fins de ladite
transaction, conditionnellement à des accords écrits de confidentialité
préalable de la part des acquéreurs potentiels.
Tous les renseignements
personnels recueillis, quel que soit leur support, sont conservés dans un
environnement sécurisé contre l'accès physique ou technologique, la
divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés ainsi que
contre la perte ou le vol. Ces mesures de sécurité incluent, le cas échéant,
l'utilisation de pare-feu et de serveurs sécurisés, l'encryptage, le
déploiement de systèmes et procédés de gestion des droits d’accès appropriés
ainsi que d'autres mesures indispensables afin d’assurer une protection
appropriée des renseignements personnels contre toute utilisation ou diffusion
non autorisée.
Les renseignements
personnels sont conservés pour la période nécessaire à la réalisation des fins
prévues par leurs collectes et par la suite sont détruits. Les renseignements
personnels peuvent être conservés au-delà de la réalisation des fins prévues par
leurs collectes uniquement lorsqu’un autre délai prévu par une loi s’applique.
Ils seront détruits de façon sécuritaire et irréversible conformément aux lois
applicables.
Tout client qui achemine
des renseignements personnels à Camping
Lac des Plages est responsable de l’exactitude de ceux-ci.
Le client doit également
s’assurer que le système ou l’équipement avec lequel il transmet ou reçoit de
l’information est suffisamment sécuritaire.
Camping Lac des Plages
ne peut être tenue responsable
d’un accès non autorisé à des renseignements personnels découlant d’une
négligence ou des vulnérabilités présentes sur l’équipement ou le système d’un
client qui achemine ou reçoit des renseignements.
Dans
l’éventualité où la confidentialité de ses renseignements était compromise ou
que son identité était usurpée, le client est tenu d’en aviser Camping Lac des Plages le plus
rapidement possible en contactant le responsable de la protection des
renseignements personnels désigné plus bas.
Toute personne qui désire
déposer une plainte concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la
conservation, la destruction ou les droits d’accès ou de rectification à ses
renseignements personnels par Camping
Lac des Plages doit transmettre sa plainte au responsable de la protection
des renseignements personnels de Camping
Lac des Plages désigné plus bas. Camping Lac des Plages s’engage à
traiter la plainte dans un délai de quinze (15) jours ouvrables suivant la
réception de celle-ci.
Camping Lac des Plages
recueille des témoins de
connexion (« Cookies ») lors de l’utilisation de son site Internet afin
d’en assurer une bonne gestion et d’offrir une expérience cohérente, efficace
et personnalisée du site Internet.
Un témoin de connexion est
un petit fichier de données qui est entreposé sur l’ordinateur ou l’appareil
mobile de l’utilisateur. Un bandeau de consentement est automatiquement affiché
à l’arrivée sur la plateforme de Camping
Lac des Plages afin de permettre à l’utilisateur d’activer les témoins.
L’efficacité de certains services offerts par le site Internet peut être
affectée si l’utilisateur refuse l’activation des témoins. Les témoins utilisés
se répartissent en quatre (4) catégories distinctes :
-
Les témoins nécessaires;
-
Les témoins de fonctionnalité;
-
Les témoins de performance;
-
Les
témoins de suivi.
Toute personne qui fournit
des renseignements personnels suivant le présent article consent à leur
utilisation et à leur communication aux fins pour lesquelles ces renseignements
ont été recueillis.
Camping Lac des Plages
publie la présente politique sur
son site Internet et la diffuse par tout moyen propre à atteindre les personnes
concernées. Camping Lac des Plages fait
de même pour toute modification à cette politique.
En cas d’incident affectant
la protection des renseignements personnels, Camping Lac des Plages prendra les mesures requises pour diminuer
les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de
même nature se produisent.
Camping Lac des plages
tient un registre de l’ensemble
des incidents de confidentialité dont elle a fait l’objet, le cas échéant, même
ceux qui ne présentent pas de risque de préjudice sérieux.
Camping Lac des Plages
permettra la consultation de ce
registre à la Commission d'accès à l’information et pourra lui en fournir une
copie à sa demande.
Le propriétaire du Camping Lac des Plages est le
responsable de la protection des renseignements personnels et peut être joint à
l’adresse suivante :
contact@campinglacdesplages.com ou au 819 426 2576
Entrée
en vigueur et modification
La présente politique entrera en vigueur le
jour de son adoption par le conseil d’administration de Camping Lac des Plages soit le 15 novembre 2023.
Camping Lac des Plages
peut à tout moment et ce, sans préavis, modifier cette politique de
confidentialité. Ces modifications seront opérationnelles à partir de leur
publication sur le site ou lorsqu’elles seront communiquées aux utilisateurs
par tout moyen, selon ce qui se produit en premier. Il incombe donc, à l’utilisateur
de se tenir informé des termes de ladite politique en entrant sur le site de
manière fréquente.
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